Grundlage für die Berufsausbildung ist für jeden Beruf die entsprechende Ausbildungsordnung und die sachliche und zeitliche Gliederung. Die Mindestfertigkeiten und Mindestfähigkeiten, die während der Ausbildungsdauer vermittelt werden müssen, sind im Ausbildungsberufsbild enthalten. Der Ausbildungsbetrieb hat natürlich die Möglichkeit, dem Auszubildenden weitere Inhalte zu vermitteln. Das können beispielsweise betriebsspezifische Fertigkeiten sein.
Es gibt verschiedene Arten von Berichtsheften. Ausschlaggebend für die Auswahl ist, ob es sich um eine kaufmännische oder eine gewerbliche Ausbildung handelt. Bei gewerblichen Auszubildenden ist es angebracht, ein Berichtsheft mit Skizzenteil oder den Werkstattwochenbericht zu nutzen. Im Skizzenteil können gefertigte Werkstücke oder Ähnliches zeichnerisch zur Veranschaulichung dargestellt werden. Erfolgt die praktische Ausbildung vorrangig in der Werkstatt, wird der Werkstattwochenbericht genutzt. Hier werden die ausgeführten Tätigkeiten erfasst. Bei einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich reicht ein Wochenbericht aus. Egal, welche Art genutzt wird, vom Grundaufbau sind die Berichtshefte identisch. Auf dem Deckblatt werden die wesentlichen Daten der Ausbildung erfasst, dazu gehören neben dem Namen des Auszubildenden der Beruf, die Ausbildungsdauer, der Ausbildungsbetrieb und die Berufsschulklasse. Für jede Kalenderwoche wird dann täglich in Form von Stichpunkten erfasst, welche Kenntnisse vermittelt oder Tätigkeiten ausgeführt wurden. Auch der Aufbau dieser Seiten ist gleich. Im Kopf werden die Nummer des Ausbildungsnachweisheftes, der Name, Beginn und Ende der Kalenderwoche sowie das Ausbildungsjahr erfasst. Danach sind die einzelnen Wochentage aufgeführt. Vermerkt wird ebenfalls die tägliche Ausbildungszeit. Diese wird in Stunden angegeben. Am Ende ist Raum für besondere Bemerkungen, die der Auszubildende oder der Ausbilder vermerken. Der Wochenbericht muss vom Ausbilder und dem Auszubildenden unterschrieben werden. Damit wird gewährleistet, dass die Aufzeichnungen der Wahrheit entsprechen und korrekt sind. Die Kontrolle durch den Ausbilder sollte sich allerdings nicht nur auf die Führung des Berichtsheftes beschränken, sondern auch auf den Inhalt. Ein kurzes Wochenauswertungsgespräch kann beispielsweise der Verbesserung der Ausbildung dienen.
Mit dem Berichtsheft wird nachgewiesen, dass die Ausbildung gemäß den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt wurde. Zur Zwischen- und zur Abschlussprüfung wird es der Prüfungskommission zur Kontrolle vorgelegt. Ein unvollständiges Berichtsheft kann dazu führen, dass keine Zulassung zur Prüfung erfolgt. Bei Streitfällen hinsichtlich der vermittelten Ausbildungsinhalte ist das Berichtsheft ein Beweismittel.
Das Berichtsheft kaufen die Ausbildungsbetriebe für ihre Auszubildenden. Es ist in Schreibwarenläden oder im Büromittelhandel erhältlich. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, dieses in Form von am Computer selbst erstellten Vordrucken zu führen. Hierbei ist zu beachten, dass der Aufbau den Vorschriften, wie beschrieben, entspricht.